西安市社区档案管理办法

第一章         总则

第一条                 为加强社区档案管理工作,更好地为社区发展和城市管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》和《西安市档案管理办法》，结合本市实际，制定本办法。

第二条                 社区档案是指社会党组织、社区成员（代表）大会、社区居民委员会以及社区在党群工作、居民自治、街政建设以及经济活动中形成的，对国家、社会和社区居民有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

第三条                 社区应按照集中统一管理的原则，建立、健全社区档案工作，确保社区档案完整、安全和有效利用。

第四条                 社区档案是社区工作的重要组成部分和必要条件，各社区要加强对档案工作的领导，将档案工作纳入社区工作计划和议事日程，切实解决档案工作中的实际问题，保障档案工作与社区各项工作同步发展。

第五条                 社区档案工作所需的必要经费由社区办公经费列支。

第六条                 社区档案工作在业务上接受区、县档案行政管理部门和民政部门的和街道办事处监督与指导。

第二章         社区档案管理的职责与任务

第七条                 社区应设立综合档案室、配备兼职档案管理人员，购置存放档案的装具，并建立档案管理的规章制度。档案管理人员应经过档案业务培训，掌握档案管理基本知识和基本技能。

第八条                 社区档案工作的基本任务：

(一)                   宣传、贯彻、执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规、规章与标准；

(二)                   收集管理社区在各项活动中形成的全部档案和资料；

(三)                   积极提供档案利用，为社区的各项工作和居民生活服务；

(四)                   指导、监督社区各经济实体的档案工作。

第九条                 社区档案管理人员的职责：

(一)                   按时收集、整理和管理本社区的各类档案；

(二)                   对全部档案实行安全有效保管；

(三)                   编制档案检索工具，为档案的利用创造便利条件；

(四)                   密切配合社区各项中心工作，积极提供档案利用；

(五)                   积极参加街道办事处和地方行政管理部门组织的档案业务培训和经验交流活动。

第十条                 区县人民政府、街道办事处和社区居委会对社区档案工作成绩突出的人员应给予表彰和奖励，对工作失职造成档案损失的，应视情节轻重给予批评教育或行政处分；构成犯罪的要移交司法部门依法追究刑事责任。

第三章         文件材料的归档与整理

第十一条          社区形成的反映本社区工作活动的具有查考利用价值的应当归档的文件材料，均应按规定由社区档案管理人员或有关人员收集齐全，整理归档，集中管理，任何个人不得据为已有或者拒绝归档。

第十二条          社区归档文件材料应做到规格规范、字迹工整、齐全完整，真实反映社区情况。载体材料和书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准。

第十三条          社区归档文件均应按时归档。文书材料在办理完毕后，每半年集中归档一次；会计报表、账簿、凭证等材料由会计人员整理完毕后，次年向档案室移交归档；基建、设备等科技文件材料在科技活动结束后的一个月内归档；特种载体文件材料在形成后及时归档。

第十四条          社区各类档案按下列办法进行整理：

(一)                   文书档案按《西安市归档文件整理实施细则》进行整理；

(二)                   会计档案按《西安市会计档案整理细则》进行整理；

(三)                   基建、设备等科技档案按国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822-2000）进行整理；

(四)                   特种载体档案参照有关国家标准，按载体形式分类整理；

(五)                   企业退休人员的人事档案按性氏笔划排列编号。

第四章         档案的统计、鉴定、销毁和移交

第十五条          社区档案室应建立各种档案统计台账，对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况进行及时、准确统计和登记，并按规定向街道办事处和乡镇机关报送档案工作基本情况统计表。

第十六条          社区档案的保管期限暂定为永久和定期两种，定期保管的档案根据需要，可保管15—30年。

第十七条          社区应开展档案鉴定工作，根据《西安市社区文件材料归档范围及档案保管期限表》，对应归档的文件材料确定保管期限，对已到保管期限的档案进行鉴定。对失去保存价值的档案，应清点核对，编制《档案销毁清册》，经街道办事处审批后，核准销毁。

第十八条          严禁擅自销毁档案。销毁档案应按以下要求办理：

(一)                   在指定地点销毁，注意保密；

(二)                   不得出卖或用作其他用途；

(三)                   应指定监销人、经办人、两人以上共同执行，同时在销毁清册上签名，以示负责；

(四)                   销毁清册应归档保存，并报街道办事处备案。

第十九条          社区档案管理人员调离工作岗位时，应在离职前办妥档案交接手续。

第二十条          对列入地方综合档案馆进馆名册的社区档案，自形成之日起满十年后，连同档案目录等检索工具一并向所在地档案馆移交。

第五章         档案的保管和利用

第二十一条    各社区应根据档案工作的要求，采取必要的保管和保护措施，不断改善档案保管条件，确保档案的完整与安全。形成档案数量多、有条件的社区应设置专用库房保管档案。

第二十二条    社区存放档案要有适宜的柜架，具备防盗、防火、防潮、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫等防护措施，以维护档案的完整与安全。

第二十三条    社区应制定档案借阅制度，根据档案的内容确定不同的利用范围和审批程序。

第二十四条    社区档案管理人员要熟悉所保管档案的内容，根据社区各项工作的需求，积极做好提供利用工作。

第二十五条    社区应编制适应利用需要的档案检索工具，并编写社区大事记、组织沿革、基础数字汇编和专题参考资料，积极开发档案信息资源，为社区建设和各项工作服务。

第二十六条    社区档案的开发与提拱利用，必须严格遵守保密制度。

第六章         附则

第二十七条    本办法由西安市档案局负责解释

第二十八条    本办法自颁布之日起施行。