西安市人民政府办公厅

关于电子公文档案管理工作情况报告

根据党的十六大提出的“大力推进信息化，加快建设现代化”的要求，西安市政府办公厅结合西安信息化建设需要，提出了大力推进电子政务，开展公文网上办公，规范全市电子公文管理任务，这都为办公厅的档案管理工作提出了新的发展机遇和挑战。

按照国务院文件《中共中央办公厅 国务院办公厅关于转发<国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见>的通知》（中办发[2002]17号）的规定和省政府《中共陕西省委办公厅 陕西省人民政府办公厅转发省信息化工作领导小组<关于我省电子政务建设的意见>的通知》（陕办发[2003]4号）的精神，在现有条件的基础上，市政府办公厅大力开展电子政务建设。现在已基本建成了西安市市级机关城域网，并全面运行了“西安市市级机关综合办公系统”软件。在该办公软件中，我们充分利用软件的流程功能，开发了“电子公文档案管理”模块。并在应用中不断完善，现已满足工作需求。并通过该软件的应用，大大提高了公文办理的速度和效率，现已在全市各级部门进行推广，受到了各级领导的一致认可和好评。

而其中的归档工作是电子公文运行管理的一个重要环节，同时也是传统意义上文件与档案相互衔接的关键。从某种意义上讲，电子公文能否正确归档，电子档案能否科学保管和有效利用，是判别电子公文系统与其管理水平的基本尺度，是衡量电子公文运行管理好坏的重要标志，也是检验电子政务成败的重要标准之一。在开发“电子公文档案管理”模块时，我们也充分认识到了这点。按照《档案法》、《陕西省档案管理条例》、《西安市档案管理办法》以及《中共西安市委办公厅西安市人民政府办公厅关于转发市档案局（馆）<关于向市、区、县综合档案馆送交档案信息资料和地方文献的意见>的通知》的要求，充分理解原有纸制档案管理办法，经过认真的调研，我们成功地在市政府办公厅实行了电子公文的档案管理。

该“电子公文档案管理”模块分为两个版本：第一个版本为2001年以后，按照新的《西安市归档文件整理实施细则》（试行）进行分类管理的版本（以下我们称之为新版本）；第二个版本为2001年以前，按照老的《西安市归档文件整理实施细则》进行定卷管理的老版本（以下我们称之为老版本）。

首先，新版本。

新版本的最大特点就在于以现有“西安市市级机关综合办公系统”软件为基础，档案管理仅作为软件的一个附属模块来完成其归档功能。这样，可以充分利用在软件中原有的电子文件数据，不用再进行人工的录入；并且可以在以后的档案管理中，查询到原有文件的起草以及修改的全部过程。当然，如需添加新的文件，也可直接进行录入。

电子公文的起草、审批、签发到文字的审核、校对以及定稿都是在“西安市市级机关综合办公系统”软件中完成。当文件经过一系列的流程，生成最后完整的电子版本，就会自动进入到档案管理部分，由档案管理员进行整理和归档。

在档案管理部分，它将文件根据整理的状态分为三类：一类为“未整理信息”；一类为“归档信息”；还有一类为“不归档信息”。

一、未整理信息

未整理信息是指经过所有流程步骤，办理完毕的文件。当一个文件经过所有的流程步骤，就会进入到档案管理的未整理信息里。这些文件，还没有经过档案管理员的整理。它们会按照一定的顺序存放在未整理信息中。这时，只需要档案管理员对其内容进行核对和查看，如有错误，可根据纸制文件进行修改。核对完整后，填写保存时限和其它相关信息后，只需点击“保存”按钮即可将文件保存到归档信息中。

二、归档信息

归档信息是指经过档案管理员的核对后保存的文件。当文件转入到归档信息后，就已进入到正式档案库中了。进入到归档信息后的文件，不能再进行修改，只可以进行查看。但对存在错误信息的归档文件，可将其选中后转入未整理信息重新整理归档。

在归档信息中，可以按照相应的条件打印目录。例如，可以选择文种、填写起始件号，直接进行打印，如附件1。

当需要对档案进行查询时，只需在查询界面中填写所知的条件即可，非常的方便和简捷。

三、不归档信息

不归档信息是指在未整理信息中，经过档案管理人员进行核对后，不需要归档的文件。只需在未整理信息中选中不需归档的文件，点击“删除”按钮即可。

其次，老版本。

由于老版本是根据2001年以前的《西安市归档文件整理实施细则》进行研发的，所以人为干预因素很多，要针对文件的种类进行分类定卷，生成案卷目录和卷内文件目录。

老版本的最大特点在于可以以现有的“西安市市级机关综合办公系统”软件为基础，把档案管理作为其中的一个功能模块，与软件中的文件数据发生关联；也可以作为一个独立的系统，对其中的文件进行录入。这样既可以对于现有的数据免去了录入的麻烦，也可以充分发挥档案管理部分的功能，对档案数据进行补充和丰富。

老版本有两个部分，一是应用部分，也就是管理员对文件进行整理和归档的部分；二是管理部分，对其中的文件分类进行设定的部分。

一、应用部分

1、对现有系统中的文件进行整理归档

这类似于新版本中的归档管理。直接对现有已完成流程的文件进行核对和修改，正确后，填写保存时限、类型和其它相关信息后，进行保存，直接进入到归档信息中。可在归档信息中打印目录。

2、对新增文件进行整理归档

这需要档案管理人员对未进入“西安市市级机关综合办公系统”的文件进行录入。在档案管理中，点击“新增”按钮，就会出现录入界面，在界面上填写相关信息。如录入该文件的文件标题、主题词、归档类型、页数、文号等相关信息，并在附件部分添加文件的正文。正文的格式一般为WORD，但同样可以存入任何格式的文件。填写完毕后，保存即可。这个功能更多的应用于早期的文件。同样，保存后可以进行打印目录。

二、管理部分

主要是针对文件的分类管理。文件根据所涉及到的内容和范围，可分为很多类型。从大类上说，档案可以分为文本档案、实体档案和声像档案等。文件档案又可根据档案管理员的工作经验和分类规定，分为城建系统、财贸系统、农业系统以及各区县文件等类型。这个类别的定义就需要在管理部分进行定义。档案管理人员只需先对文件的类型在管理部分进行录入，保存下来。这样，在应用部分就可以看到之前所录入的文件类型，对文件核对和录入时进行选择即可。这样应用起来非常方便和快捷，查询起来也非常清晰。

总之，通过电子公文档案管理在市政府办公厅两年来的使用，使我们充分看到了保存电子档案的方便、快捷、高效的优势。特别是大大提高了工作效率，同志们无需再到档案室翻阅查找文件，只需在各自电脑上进行操作即可找到所需内容。当然，电子档案的管理还有许多方式，在此，我们仅希望西安市档案局（馆）尽快出台一些相关的管理规范和制度，使电子档案的管理更加统一完善。让我们共同努力，为西安市电子档案管理工作尽一份自己的力量。