西安市档案馆认真贯彻落实党的十七大精神，按照省市第十一次党代会和国家档案局的要求，把服务民生、服务和谐社会建设作为新时期档案工作的主题，把实现“两个转变”、建立“两个体系”作为今年工作的重点，在档案利用服务工作中不断适应新形势的要求，强化主动为利用者服务的意识，拓宽思路，积极采取各项亲民、便民措施，方便群众利用档案。在2007年度接待查档利用者4500人次的基础上，今年以来市档案馆查档利用人数呈继续增长的趋势，截止4月底，接待查档利用者超过1200人次（2007年同期为986人次），调阅档案1696卷，5544件，其中查阅个人信息的利用者729人次，超过了市档案馆接待总量的60%。

    一、加强统计分析，反馈利用信息

    今年以来，市档案馆加强了对档案查阅利用的统计、分析工作，启用了新的登记、统计表格，采用计算机辅助管理，使登记、统计的内容更加合理、规范、准确，负责查档接待的同志逐月对利用量进行统计、分析，在定期将查档利用信息向有关领导汇报，便于领导及时掌握利用情况的同时，主动向相关处室反馈利用信息，把利用率相对较高的档案类型和利用情况及时提供给相关部门，配合数字化处理工作，为进一步实行档案的数字化管理打下坚实的基础。

    二、摸清馆藏情况，提供准确检索

    我馆现有馆藏的部分档案目录标题不够准确，如部分单位把招工、复员安置介绍信同调动介绍信混放在一起，目录上只标注为调动介绍信，引起利用上的不便；民政部门1976年以后的复员安置介绍信几乎全部为介绍到区安置办的，而并非大家需要的安置到具体单位的介绍信，这种情况目录上反映不出来，是我们在接待实践中发现的问题；房地部门原交给我们的部分代管房产的档案又被他们提回，目录上未作标记等等。为搞清楚这些问题，接待工作人员主动深入库房，把相关馆藏档案与目录进行逐卷对比，摸清馆藏情况，在目录上做出相应说明，这样就大大提高了工作效率，为利用者节约了宝贵的时间。

    三、总结利用规律，提供查阅信息

    为方便群众利用，我馆的查档接待人员在工作中及时总结利用规律，把一定阶段内利用率相对较高的案卷记录下来，遇到需要查阅相关内容的利用者，主动为他们提供信息，帮助大家用最短的时间查到需要的内容。如近两年来省上制定政策为解放前后曾在私营企业工作、后又经历过公私合营以及国营阶段的老同志解决待遇问题，这部分档案年代较早，保存又不太完整，查询的难度很大，而且针对的都是七十多岁以上的老人，他们不少人都不认识字，看不清、听不清，也说不清。我们通过实践摸索和总结了一定的规律，能够为利用者提供一些相对准确的信息。有些无法自己查阅档案的老人，我们就全部代为办理完，把复印件交到他们手里。事实证明，只要我们的接待人员多用点心，查档利用者就能省很多力。有些档案材料我们经过查档实践，能够预见到一定的利用量，如有几位老同志查阅1952年市政府招收的一批工作人员经市财经学校培训的有关档案，是为了解决自身的待遇问题。这种内容查询难度较大，反复查阅几次才查到。我们得知这批同志有上千人，预见到会有不少利用者前来查阅，就复印了多份相关内容，并盖好复印专用章，使利用者来后就可以直接拿走。迄今为止我馆已提供此类档案近百份，既避免了档案的反复调用，又大大减少了群众等待的时间。

    四、提供咨询指导，多方了解外部信息

    我馆的查档接待人员主动为查档群众提供我馆的咨询电话，提醒大家可以先通过电话咨询搞清所需档案资料是否在我馆、查档应携带的相关证件及应办理的相应手续，再来我馆查找，使大家少走冤枉路，尽量一次解决问题。有些利用者因为不清楚我馆的馆藏范围，或者因为各种原因在我馆查询不到需要的内容，接待工作人员就主动多方了解省档案馆、各区县档案馆、劳动社保部门等相关单位的电话、地址、馆藏情况、相关政策以及部分未进馆档案资料的情况，为利用者提供咨询指导。对在我馆查阅不到的档案资料，指导大家应该去哪查找，以及如何解决问题。有些查档群众虽然因未在我馆查到相关内容而感到失望，但纷纷表示我馆的服务质量没有让他们失望。

    五、加强学习交流，逐步完善利用制度