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西安市行政村档案管理办法
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发布时间:2014-12-01 来源:监督指导处作者:admin浏览次数:

西安市行政村档案管理办法

 

第一章  总  则

第一条 为了加强全市行政村档案工作,逐步实现农村档案工作规范化,有效地保护和利用档案,为社会主义新农村建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案条例》、《西安市档案管理条例》及《国家档案局、民政部、农业部关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》等有关规定,制定本办法。

第二条 本办法适用于西安市行政区域内行政村档案管理工作。

第三条 本办法所称的行政村档案是指村党组织、村民委员会、村经济组织在实践活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

第四条 各区县档案行政管理部门对本行政区域内的行政村档案工作实行统筹规划,组织协调,监督和指导。

第五条 各区县涉农部门应当按照各自职责,与档案行政管理部门齐抓共管,做好行政村档案管理工作。

第六条 乡镇(街办)党委和政府要切实加强领导,将行政村档案工作列入新农村建设规划,加大支持和投入力度,使档案工作与新农村建设的各项事业同步发展。乡镇(街办)档案机构对所辖区域内的行政村档案工作实行监督和指导。

第二章 档案机构及其职责

第七条 行政村党组织和村民委员会要加强对档案工作的领导,将档案工作列入工作计划和议事日程,明确主管档案工作的领导,切实解决档案工作中遇到的实际问题,保障档案工作所需经费,确保档案工作与本村各项工作同步发展。

第八条  各行政村要设立综合档案室,集中统一保管本村各种门类和载体的档案,并对所属单位档案工作实行监督与指导。

第九条  行政村档案室要建立健全档案的收集、保管、保密、借阅、移交、统计、鉴定、销毁等制度,并坚持实施。

第十条  行政村要指定专人负责本村各类档案的收集、管理和提供利用工作,并保持人员相对稳定。档案人员应具有较好的政治素质,忠于职守,遵纪守法,具备高中以上文化水平,定期接受档案专业知识培训。

第三章 文件材料的归档与整理

第十一条  凡是反映本行政村工作活动、具有保存价值的各种文件材料,均应由专人或承办人整理后向档案室移交归档,交接双方应清点核对,履行签字手续。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。

第十二条  归档时间:

(一) 各项管理活动形成的文件材料,于次年第一季度内归档;

(二) 会计档案由财务人员保管2年后,于次年第一季度内归档;

(三) 建设活动中形成的文件材料,在工程竣工验收后3个月内归档;

(四) 胶片照片由拍摄者在拍摄、洗印完毕后1个月内连同底片、文字说明一并归档;数码照片由拍摄者在拍摄完毕后1个月内连同文字说明一并归档,并应定期刻成光盘;

(五) 实物档案在活动结束后及时归档;

(六) 电子文件于次年6月底前归档。

第十三条  归档要求:

(一)归档的文件材料应齐全完整,手续完备,载体和书写材料符合耐久性要求和有关技术标准,不得使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不耐久的书写材料;

(二)归档的文件材料必须做到分类清楚,排列有序,保管期限划分准确,档案目录填写清楚无误,整理规范;

(三)归档的声像材料应音像清晰,图画完整,未加修饰剪裁,底片和正片一致,对无底片的照片应翻拍底片;

(四)电子文件应与打印出的纸质文件一并归档,并使用不可擦除型光盘进行存储。

第十四条  归档文件材料的整理:行政村档案一般由文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、基建档案、电子档案等不同门类和载体构成。

(一)文书档案按保管期限—年度—问题或保管期限—年度进行分类整理排列编号;

(二)基建档案按工程项目分类整理,按项目—时间排列编号;

(三)会计档案按类别(凭证、账簿、财务报告、其他)—年度--保管期限分类整理排列编号; 

(四)声像档案按载体形式进行分类整理排列编号;

(五)实物档案按载体不同分类,以件为单位,按时间顺序跨年度大流水编号。

第四章  档案信息化管理

第十五条  各行政村应采用计算机等先进技术,应用档案行政管理部门认可的档案管理应用软件管理和利用档案,逐步实现档案管理的信息化、现代化。

第十六条  各行政村应积极开展电子文件的形成、收集、整理、归档工作,并应采取可靠存储介质进行备份。

第五章档案的统计、鉴定、销毁和移交

第十七条  各行政村应建立各种档案统计台账,对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况进行及时、准确统计和登记,并按规定向乡镇(街办)报送档案工作基本情况统计表。 

第十八条  各行政村应开展档案鉴定工作,根据《西安市行政村文件材料归档范围及档案保管期限表》(见附件),对应归档的文件材料确定保管期限,对保管期限已满的档案重新进行鉴定。对失去保存价值的档案,应清点核对,编制《档案销毁清册》,经行政村领导批准,报乡镇(街办)档案机构审批后,由两人以上在指定地点监销,并在销毁清册上签字。

第十九条 严禁擅自销毁档案。销毁档案应按以下要求办理:

(一)在指定地点销毁,注意保密;

(二)不得出卖或用作其他用途;

(三)应指定监销人、经办人,两人以上共同执行,同时在销毁清册上签名,以示负责;

(四)销毁清册应归档保存,并报乡镇(街办)备案。

第二十条  村干部、档案管理人员离任时要进行档案移交,履行交接手续。 

第二十一条 建制村在撤销、合并或转为社区时,应按有关规定将档案妥善移交给接收单位,防止档案散失。

第二十二条 对列入地方综合档案馆进馆名册的行政村档案,自形成之日起满十年后,连同档案目录等检索工具一并向所在地档案馆移交。

第六章  档案的保管和利用

第二十三条 各行政村要根据保存档案数量,设置档案专用库房或专用档案柜。档案库房要坚固,符合防盗、防火、防虫、防鼠、防光、防尘、防潮、防高温的要求,定期检查档案的保管状况,确保档案的安全。

第二十四条 各行政村应制定档案借阅制度,根据档案的内容确定不同的利用范围和审批程序。借阅利用时应遵循借阅利用手续,做好档案借阅登记和档案利用效果登记。利用者不得涂改、污损档案,不得泄密,未经批准,不得擅自抄录、复制档案。 

第二十五条 各行政村档案室应编制适应利用需要的档案检索工具,并编写全宗介绍、大事记、基础数字汇编和村史等编研材料,积极开发档案信息资源,为本村建设和各项工作服务。

第二十六条 各行政村档案室应根据本村各项工作的需求,除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等不应向社会公开的档案外,积极做好档案提供利用工作。

第七章 附  则

第二十七条 各区县档案行政管理部门可以根据本办法,结合本地区实际情况,制定实施办法或细则,并报市档案局备案。

第二十八条 本办法由西安市档案局负责解释。

第二十九条 本办法自2015年1月1日起施行。

 

附件:《西安市行政村文件材料归档范围和档案保管期限表》

 

 

 

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