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西安市社区档案管理办法
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发布时间:2014-12-01 来源:监督指导处作者:admin浏览次数:

西安市社区档案管理办法

 

第一章  总则

第一条  为了加强和规范社区档案管理,有效地保护和开发利用档案信息资源,更好地为社区发展和城市管理服务,根据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》和《西安市档案管理条例》及有关法律法规,结合我市社区档案工作实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于西安市行政区域内城市社区档案管理工作。

第三条  本办法所称社区档案是指社区党群组织、社区居民代表大会、社区居民委员会、社区居民监督委员会等各类组织和社区居民(家庭)等在社区建设各项实践活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式和载体的历史记录。

第四条  社区应按照集中统一管理的原则,建立、健全社区档案工作,确保社区档案完整、安全和有效利用。任何单位和个人不得将档案据为己有或擅自销毁。

第五条  社区档案工作是发展社区基层民主、维护社区居民切身利益、推进社区各项建设的重要基础性工作。社区各级组织应当重视档案工作,加强领导,明确责任人和工作职责,并将其纳入社区建设内容,保障档案工作与社区各项工作同步协调发展。

第六条  社区档案工作所需的必要经费从社区办公经费列支,并根据社区工作的发展逐步递增。

第七条  社区档案工作在业务上接受街道办事处(镇人民政府)以及区、县档案行政管理部门、组织部门和民政部门的监督与指导。

第二章  档案机构及其职责

第八条  社区应依法建立健全档案工作,设立综合档案室,配备档案人员,配置档案保管设施设备,集中统一管理社区档案,开展档案利用服务工作。社区应建立档案人员岗位责任制及各项档案管理规章制度。社区档案管理人员应经过档案业务培训,掌握档案管理基本知识和基本技能。

第九条  社区综合档案室应具备以下基本条件:有兼职档案工作人员;有档案管理制度;有档案保管柜架;有档案实体保存;有档案检索工具。

第十条 社区档案工作的基本任务:

(一)宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作法律法规和标准规范,制定档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、利用和保密等工作制度,编制本社区档案分类方案、归档范围、保管期限表并组织实施;

(二)收集、整理、鉴定、统计、保管社区的各种门类和载体的档案及有关资料,维护档案的完整与安全;

(三)编制档案检索工具及有关参考资料,积极开展档案利用工作,为社区各项工作服务和居民生活服务;

(四)监督、指导、协调本社区各类组织机构文件材料的归档、整理和移交工作。

第十一条  区县人民政府、街道办事处(镇人民政府)和社区居委会对社区档案工作成绩突出的人员应给予表彰和奖励,对工作失职造成档案损失的,应视情节轻重给予批评教育或行政处分;构成犯罪的要移交司法部门依法追究刑事责任。

第三章  文件材料的归档与整理

第十二条  凡是反映本社区工作活动、具有查考保存价值的各种文件材料,都应由社区档案管理人员或有关人员负责收集、整理,定期移交本社区综合档案室集中管理。鼓励社区、居民向当地档案馆捐赠、寄存或转让其所有的、对国家和社会具有保存价值的档案。

第十三条  归档时间:

(一)文书类文件材料一般按年度于次年3月底前归档。其中,社区服务活动中形成的文件材料要根据其流动性特点采用随办随归的方式适时归档;

(二)基建类文件材料在基建项目竣工、验收后3个月内归档;

(三)设备类文件材料在设备开箱验收后及时归档,安装及维修材料在工作结束后归档;

(四)会计文件材料由会计人员按年度整理归档,在财务部门保存1年后向档案部门移交;

(五)声像档案由拍摄者、制作者在拍摄、制作后1个月内向档案室移交;

(六)电子文件由形成者或信息管理人员定期向档案室移交,逻辑归档实时进行,物理归档与纸质文件归档同时进行;

(七)社区居民医疗保险档案、居民(家庭)档案等专门档案应根据其形成规律进行收集,整理完毕后向综合档案室归档。

第十四条  归档要求:

(一)归档的文件材料应齐全完整,手续完备,载体和书写材料符合耐久性要求和有关技术标准,禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料;

(二)归档的文件材料必须做到分类清楚,排列有序,保管期限划分准确,档案目录填写清楚无误,整理规范;

(三)归档的声像材料必须是原版、原件,底片和正片相符,图像、声音清晰,底片不得磨损;

(四)电子文件应与打印出的纸质文件一并归档,电子文件应使用不可擦除型光盘作为载体形式进行存储。

   第十五条  归档文件材料的整理:社区档案一般由文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案、专门档案等不同门类、载体构成。

(一)文书档案按社区工作内容可设党群工作、自治工作、社区服务、民政事务、人口计生、环境卫生、综合治理、文化宣传等类目。文书档案可根据社区档案工作实际情况增减或合并类目。依据《西安市归档文件整理细则》要求,按保管期限—年度—问题或保管期限—年度进行分类排列编号;

(二)科技档案设有基本建设档案和设备档案两大类。基建档案按工程项目分类整理,按项目——时间排列编号;设备仪器档案按型号分类整理,按型号——时间排列编号; 

(三)会计档案按年度——类别(报表、账簿、凭证、其他)分类整理并排列编号; 

(四)声像档案按载体形式进行分类整理,设有照片、录像带、录音带、光盘等。按载体形式——年度进行排列编号;

(五)实物档案以件为单位,按时间顺序跨年度大流水编号整理;

(六)电子档案以盘为单位,按年度整理。每盘上面应注明形成单位、形成时间、所存文件标题、产生电子文件的软、硬件技术设备型号等项目;

(七)社区居民医疗保险档案、居民(家庭)档案等专门档案应根据其形成规律进行整理、分类、编号。

第四章  档案信息化管理

第十六条  社区综合档案室应积极采用计算机等先进技术,应用市、区县档案行政管理部门认可的档案管理应用软件管理和利用档案,逐步实现档案管理的信息化、现代化。

第十七条  社区应积极开展电子文件的形成、收集、整理、归档工作,并应采取可靠存储介质进行离线备份。

第五章  档案的统计、鉴定、销毁和移交

第十八条 社区档案室应建立各种档案统计台账,对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况进行及时、准确统计和登记,并按规定向乡镇机关或街道办事处报送档案工作基本情况统计表。

第十九条 社区应开展档案鉴定工作,根据《西安市社区文件材料归档范围及档案保管期限表》(见附件),对应归档的文件材料确定保管期限,对已到保管期限的档案进行鉴定。对失去保存价值的档案,应清点核对,编制《档案销毁清册》,经社区党支部书记、居委会主任批准,报街道办事处(镇人民政府)审批后,核准销毁。

第二十条 严禁擅自销毁档案。销毁档案应按以下要求办理:

(一)在指定地点销毁,注意保密;

(二)不得出卖或用作其他用途;

(三)应指定监销人、经办人,两人以上共同执行,同时在销毁清册上签名,以示负责;

(四)销毁清册应归档保存,并报街道办事处(镇人民政府)备案。

第二十一条  社区合并、拆分、撤销时应明确档案的归属和流向,做好移交工作。社区档案管理人员调离工作岗位时,应在离职前办妥档案交接手续。

第二十二条对列入地方综合档案馆进馆名册的社区档案,自形成之日起满十年后,连同档案目录等检索工具一并向所在地档案馆移交。

第六章  档案的保管和利用

第二十三条各社区应根据档案工作的要求,采取必要的保管和保护措施,不断改善档案保管条件,确保档案的完整与安全。形成档案数量多、有条件的社区应设置专用库房保管档案。

第二十四条社区存放档案要有适宜的柜架,具备防盗、防火、防潮、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫等防护措施,以维护档案的完整与安全。

第二十五条社区应制定档案借阅制度,根据档案的内容确定不同的利用范围和审批程序。借阅利用时应遵循借阅利用手续,并及时做好档案借阅登记和档案利用效果登记。利用者不得涂改、污损档案,不得泄密,未经批准,不得擅自抄录、复制档案。

第二十六条社区档案室应根据社区各项工作的需求,除涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等不得向社会公开的档案外,积极为社区居民和社会公众做好档案提供利用工作。

第二十七条社区应编制适应利用需要的档案检索工具,并编写社区大事记、组织沿革、基础数字汇编和专题参考资料,积极开发档案信息资源,为社区建设和各项工作服务。

第二十八条社区档案的开发与提供利用,必须严格遵守保密制度。

第七章  附则

第二十九条本办法由西安市档案局负责解释

第三十条  本办法自颁布之日起施行,西安市档案局、西安市民政局2003年10月21日发布的《西安市社区档案管理办法》同时废止。

 

附:西安市社区文件材料归档范围及保管期限表

 

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