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西安市归档文件整理实施细则(试行)
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发布时间:2017-01-12 来源:监督指导处作者:监督指导处浏览次数:

第一条  为适应档案管理现代化的需要,规范归档文件的整理方法,提高工作效率,根据中华人民共和国行业标准DA/T22-2015《归档文件整理规则》,结合我市实际情况,特制订本细则。

第二条 本细则规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

    第三条 本细则适用于本市各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的,从其规定。

第四条 基本术语解释

(一)归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。

(二)整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。

(三)件是归档文件的整理单位。

(四)档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,以体现归档文件的类别和排列顺序。

    第五条 整理原则

    (一)归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。

    (二) 归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用。

    (三)归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。

    (四) 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

    第六条 归档文件整理一般要求

    (一) 组件(件的组织)

    1 、件的构成

    归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,同一类会议记录一年一本的,一本为一件;同一类介绍信存根一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

    2 、件内文件排序

    归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

    (二)分类

    1、 立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

2 、归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

    a)按年度分类

    将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。几份文件作为一件时,应以装订时排在前面的文件日期为准。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。

    b)按机构(问题)分类

    将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用,不能同时采用。

采用机构分类的,一般一个机构设置一个类,机构名称即类别名称。归档文件应根据文件形成或承办机构进行分类,原则上由哪个机构形成或承办就归入哪个机构类中,涉及多部门形成的归档文件,归入文件主办部门。机关内设的临时机构,应和其他机构一样设类,形成的归档文件归入该类保存;临时机构与该立档单位某一内部机构合属办公,并以该机构为常设机构,形成的文件应归入该内部机构。

采用问题分类的,应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

    c)按保管期限分类

    将文件按划定的保管期限分类。

   (三)排列

    1 、归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。

    2 、同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。

    3 、会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

    (四)编号

    1 、归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

    2、 档号的结构宜为:全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“”隔开。如“Z109-WS2011-Y-BGS-0001”。

    3 、档号按照以下要求编制:

    a)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用1位字母与3位数字相结合的方式标识,按照DA/T13-1994编制。如:“Z109”,“Z”表示全宗属性即中华人民共和国时期档案,“109”表示某一全宗属类顺序号。新组建的单位或暂未列入档案馆接收范围的单位,应省略全宗号。

    b)档案门类代码年度:归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。“”应在中间位置。

    c)保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

    d)机构(问题)代码:机构(问题)代码一般应用单位机构(问题)名称规范化简称的前3个汉字汉语拼音首字母标识,如办公室代码“BGS”或“党群类”代码“DQL”等。同一单位内机构(问题)代码不能重复。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。

    e)件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”。

    4、归档章

    a)归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容,文件首页无盖章位置或重要文件须保持原貌的,可以在文件首页前另附纸页加盖归档章。电子文件可以由系统生成归档章样式在归档文件上进行标识。

    b)归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,未按机构(问题)进行分类的立档单位机构(问题)可以作为选择项,各项内容必须按照规定顺序填写,不得自行打乱归档章各项位置。归档章规格为45×16(长×宽),均分六格(见附录A 图A1)。

    归档章中全宗号、年度、保管期限、件号按照第六条(四)3规定编制,页数用阿拉伯数字标识(见附录A 图A2)。为便于识记,归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识,机构(问题)也可以用机构(问题)名称或规范化简称标识,如:“办公室”等。(见附录A 图A3)。

    c)归档章项目填写应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,也可使用打号机打号。

    (五)编目

    1 、归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。

    2、 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。介绍信存根等文件在编目时,应将所涉及人员的姓名逐一编制人名索引;会议记录在编目时,可列出会议名称及所属年度,并应另行编制议题索引。

    归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

    a)序号:填写归档文件顺序号。

b)档号:档号按照第六条(四)2、3编制。

c)文号:文件的发文字号。没有文号的,不用标识。

    d)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。填写责任者应使用全称或通用简称;联合发文时,一般应将所有责任者照实抄录,责任者过多时可适当省略,但立档单位是责任者的必须抄录;

    e)题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[ ]”。附件独立性强,需在正件标题后抄录附件题名的,应在附件题名外加“()”。

    f)日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如19990909。

    g) 密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。

    h)页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

    i)备注:注释文件需说明的情况,包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的情况较多时,可在备注栏标“”,将具体内容填入备考表中。

    3、 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面,页面宜横向设置(见附录B 图B1)。 

   4 、归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录,应编制封面(见附录B 图B2)。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册,也可每年区分保管期限装订成册。

    第七条 纸质归档文件的整理要求

    (一)修整

    1 、归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。

    2 、归档文件已破损的,应按照DA/T 25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。

    3 、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

    4 、对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

    (二) 装订

1、归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变。

2、应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。

3、永久和30年保管的归档文件,宜采取线装法装订,也可使用不锈钢订书钉装订。已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等可以保持原貌,不再拆钉重装。使用不锈钢订书钉装订的,装订材料和保管环境应满足归档文件长期保存的需要。 

4、10年保存的归档文件可使用普通订书钉装订;

    5、归档文件的装订用品应符合档案保护要求。用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。永久保管的归档文件,不使用不锈钢夹或封套装订。

6、归档文件装订位置在文件的左侧或左上角。在左侧装订时,应将文件各页左下侧对齐;在左上角装订时,应将文件各页左上侧对齐。采取线装法装订时,页数较少的,使用直角装订(见附录C 图C1、图C2)装订,文件较厚的,使用“三孔一线”装订。

    (三) 编页

    1 、纸质归档文件一般应以件为单位编制页码,文件有图文的页面包括文件办理单等均应编制页码。

    2 、页码应逐页编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

    3 、文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。

    (四)装盒

    1、装盒要求:归档文件应按件号顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。文件装盒应与文件的分类排列方法相一致,不同类别的归档文件不能装入同一盒中。

    2、档案盒

    档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等(见附录D 图D1)。档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项目(见附录D 图D2、图D3)。

    a)全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号,新组建单位或暂未列入档案馆接收范围的单位,此项空置;

    b)年度填写盒内文件的形成年度;

    c)保管期限填写盒内文件的所属保管期限,使用“永久”“30年”“10年”简称标识;

    d)机构(问题)填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称,没有选择机构(问题)分类的单位此项空置;

    e)起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,起件号填写在上格,止件号填写在下格;

    f)盒号即档案盒的排列顺序号,按进馆要求编制。

    档案盒应采用无酸纸制作。

    3、备考表

    备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期(见附录E)。

    a)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

    b)整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。

    c)整理日期:归档文件整理完成日期。

    d)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

    e)检查日期:归档文件检查完毕的日期。

    (五) 排架

    1 、归档文件整理完毕装盒后,上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致,排架方法应避免频繁倒架。

    2、 归档文件按年度—机构(问题)—保管期限分类的,库房排架时,每年形成的档案按机构(问题)序列依次上架,便于实体管理。

    3 、归档文件按年度—保管期限—机构(问题)分类的,库房排架时,每年形成的档案按保管期限依次上架,便于档案移交进馆。

    第八条 归档电子文件的整理要求

    (一) 归档电子文件组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目,应符合本《细则》“第六条归档文件整理一般要求”的规定。

    (二)归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,参照《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。

    (三)归档电子文件整理,应使用符合《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T 18894等标准的应用系统。

    第九条 本细则由西安市档案局负责解释。

    第十条 本细则自2017年1月1日起施行。


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